Vad vi gör

Vi har en lång och gedigen erfarenhet av abstracthantering och guidar den vetenskapliga kommittén genom hela processen, från uppsättning av elektroniskt formulär till bedömning, allokering i programmet och meddelar till slut alla författare besked om godkännande.

Vi har många års erfarenhet av att skapa mötesbudgetar och sen utföra kontinuerlig uppföljning. Vi tar reda på vilka kostnader som finns att ta hänsyn till och vad som är rimliga intäkter. Under arbetets gång uppdaterar vi budgeten efter deltagar- och sponsor/utställningsintäkter och beslutar i samråd med kund hur den nya situationen ska hanteras.

Vi sköter även den löpande bokföringen av registrerade deltagaravgifter, sponsorintäkter och leverantörsfakturor. Vi hanterar också redovisning av svensk moms för mötets intäkter och kostnader, samt sammanställning, avstämning och upprättande av momsdeklarationer.

Bokningssystemet vi använder oss av bidrar till en smidig anmälan och en effektiv hantering av deltagarna på plats. En anmälningssida sätts upp där deltagarna kan anmäla sig elektroniskt. Vi hanterar all kommunikation med deltagarna och frågor, ändringar, avbokningar etc. besvaras via telefon och/eller e-post. Vi accepterar betalning för deltagaravgifter via faktura och kreditkort samt går veckovis igenom utställda fakturor och skickar ut betalningspåminnelser. Inför genomförandet på plats förbereder vi namnskyltar och eventuella biljetter till sociala aktiviteter.

Ett digitalt möte kräver andra prioriteringar och detaljplaneringen är avgörande för mötets framgång. Om ni går i tankar att genomföra ert möte, helt eller delvis, via digitala kanaler så hjälper vi er hitta den bästa lösningen och samordnar sedan med teknikleverantörerna. Vi kan även hjälpa er sätta upp enstaka webbinarium eller webbinarserier.

Efter en initial inbjudan från arrangören tar vi över hanterandet av mötets inbjudna föreläsare. Vi ser till att de anmäler sig, skickar in abstract och presentationer samt ser till att de får boende och resa bokat samt ersättning enligt budget.

Hemsida
Mötets hemsida är dess främsta marknadsföringsverktyg och innehåller all information om mötet. Vi registrerar en domän och bygger sedan, i samråd med er, upp hemsidan baserat på vår erfarenhet och kunskap om vad som fungerar för möteshemsidor. Om det redan finns en hemsida för mötet/företaget/föreningen så uppdaterar och utvecklar vi denna med information om ert möte.

Social media
Att sprida information om mötet till rätt målgrupp i sociala medier kan vara ett bra sätt att både öka antalet deltagare och skapa engagemang för mötet. Vi marknadsför ert möte i social media kanaler (Facebook, Instagram, LinkedIn och Twitter) och kan även starta upp en social media-profil ifall en sådan saknas.

Vi garanterar att det finns hotellrum för mötesdeltagarna och det gör vi genom att ta över redan reserverade hotellblock, eller boka upp rum från start. I båda fall säkerställer vi konkurrenskraftiga priser och att det finns hotellrum i olika prisklasser.

Att arrangera ett större möte innebär många detaljer att hålla ordning på. Med oss som er samarbetspartner kan ni släppa detaljerna kring mötet och fokusera på innehållet i programmet. Vi håller i projektplanen, kontrollerar att projektet håller sig inom budget samt håller kontakt och förhandlar med leverantörer och anläggningar. Efter mötets genomförande följer vi upp och utvärderar.

Våra projektledare har de egenskaper som krävs för att ro ett möte i hamn, de är; strukturerade, organiserade, professionella, lösningsorienterade, lagspelare, har ett öga för detaljer samt har förmågan att se helheten och hur delar av ett projekt påverkar andra.

Tillsammans med våra kunder sätter vi upp mål för mötet, identifierar potentiella utvecklingsmöjligheter, sätter ekonomiska ramar och planerar strategiskt inför framtiden.

Vi vägleder er genom hela planeringsfasen, på den guppiga väg det många gånger kan vara, och med vår erfarenhet guidar vi er fram till rätt beslut i de olika frågor ni kommer behöva ta ställning till.

Sponsorer och utställare är en viktig del av varje möte då de gör det möjligt att hålla anmälningsavgifterna på en rimlig nivå och leder till att fler kan delta under mötena. Tillsammans identifierar vi potentiella sponsorer och utställare och därefter tar vi fram förslag på utställar- och sponsorpaket. Vi påbörjar sedan arbetet med, och ansvarar för, marknadsförings-, försäljningsarbetet inklusive förhandling och kontraktering samt utställaradministration före, under och efter mötet.